Als u bijvoorbeeld een giftenoverzicht opvraagt, en u hebt veel relaties die meerdere (bijvoorbeeld periodieke) giften hebben gedaan, dan kan u veel schijnbaar dubbele regels in uw overzicht krijgen. De eenvoudigste oplossing is dan om uw rapport te laten groeperen op Relatienummer. In uw overzicht (en de export naar Excel) krijgt u dan de bedragen getotaliseerd per donateur.
Als u het giftenoverzicht per e-mail naar uw donateurs stuurt, of een PDF laat aanmaken voor een papieren mailing, krijgen zij netjes een lijstje met al hun eigen individuele giften, ook als u ze op uw beeldscherm hebt laten totaliseren.
Categorieën
Het zelfde probleem treedt op in de rapportagetypes Relaties of Abonnementen als u relaties hebt die in meer dan één categorie voorkomen. U krijgt dan voor elke combinatie relatie/categorie een regel. Ook hier gebruikt u de bovenstaande oplossing: u groepeert op Relatienummer of Abonnementsnummer en krijgt dan één regel per relatie of abonnement, niet per combinatie relatie/categorie. Dit heeft wel het nadeel dat er dan minder effectief op categorie gefilterd en gesorteerd kan worden; vandaar dat deze groepering niet automatisch aan staat.