U kunt relaties samenvoegen. OVAS Connect zal proberen zo veel mogelijk gegevens te behouden, maar dubbele gegevens kunnen verloren gaan. U zult dus moeten kiezen welke relatie uw eigenlijke relatie is. De gegevens van deze relatie worden in ieder geval bewaard. De gegevens van de andere relatie worden alleen dan bewaard als die van de eerste niet in gevaar komen.
Basisgegevens
De basisgegevens op de relatiekaart zelf zijn eenmalig: een relatie kan maar één naam hebben, één IBAN, één KvK-nummer. Deze kunnen dus niet beide worden bewaard. Als zowel de ene als de andere relatie hier gegevens voor hebben, zullen die van de eigenlijke relatie worden behouden, en die van de samen te voegen relatie worden weggegooid. Het kan dus handig zijn om hier toch nog ergens een aantekening van te bewaren. Dit geldt in principe voor alle gegevens op het tabblad Gegevens van de relatiekaart.
Let wel: als een gegeven (bijvoorbeeld telefoonnummer) voor de eigenlijke relatie niet is ingevuld, maar voor de andere wel, zullen deze nieuwe gegevens toch worden overgebracht. Er wordt in dat geval immers niets overschreven.
Gekoppelde gegevens
Gekoppelde gegevens zijn die gegevens waarvan een relatie er meerdere kan hebben, zoals links naar andere relaties, boekingen, incassomandaten, enzovoort. Deze kunnen zonder problemen van de ene samen te voegen relatie naar de andere worden overgebracht. De eigenlijke relatie heeft dan zowel de gegevens van de andere relatie, als zijn eigen oorspronkelijke gegevens. Het gaat hier om de gegevens op de andere tabbladen van de relatiekaart.
Werkwijze
- Beslis welke relatie u wilt houden. Meestal zal dat degene met het laagste relatienummer zijn, maar eigenlijk is het het belangrijkste welke relatie de meeste correcte basisgegevens heeft.
- Open de relatie die u niet wilt houden.
- Maak voor de zekerheid een notitie van de belangrijke gegevens op deze kaart. Denk erom dat deze basisgegevens verloren zullen gaan, als ze voor de andere relatie al aanwezig zijn.
Zet de Status van deze relatie op Dubbel, en klik op Opslaan.
- Er verschijnt, rechtsboven in de titelbalk van de relatiekaart, een nieuwe knop: Relatie samenvoegen. Klik hierop.
Let op: deze knop verschijnt pas nadat u op Opslaan hebt geklikt.
- U ziet een venster waarin wordt vermeld hoeveel gegevens (boekingen, abonnementen, enzovoort) naar de andere relatie zullen worden overgeheveld.
- Kies hier met welke relatie u deze wilt samenvoegen. Als u de naam of relatienummer weet, kunt u deze direct invoeren. Klik anders op het vergrootglas om te zoeken. U kunt op de knop Relatiekaart klikken om deze nog snel even in te zien.
- Klik vervolgens op Samenvoegen.
Deze relatie is nu verwijderd. Alle gekoppelde gegevens zijn overgebracht naar de andere relatie.