Het is mogelijk om gegevens uit andere boekhoudpakketten, of uit een Excel-bestand, in Connect te laten importeren.
U gaat naar beheer-> Importeren
De kolommen hoeven niet per se meer allemaal aanwezig te zijn, allemaal in dezelfde volgorde te staan en niet meer dezelfde naam te hebben. Als dat niet zo is, kunt u aangeven welke kolommen in uw bestand met welke verwachtte invoervelden overeenkomen.
Verplichte velden waarbij uit een keuzelijst gekozen moet worden hoeven niet meer allemaal ingevuld te worden. Als er missende gegevens zijn, kunt u achteraf een standaardwaarde kiezen. Bijv. u vult geen status meer in, maar geeft bij het importeren aan dat alle relaties waar geen status aan is gegeven de status actief moeten krijgen.
En voor sommige velden kan Connect zelf een standaardwaarde kiezen. Bijv. voor het relatienummer kan het eerstvolgende worden gebruikt of voor de ingangsdatum van een abonnement kan automatische de datum van vandaag worden gebruikt.
Op de invoerpagina zelf wordt aangegeven voor welke velden welke van deze opties mogelijk zijn.
U kunt de volgende soorten gegevens laten importeren:
- Particulieren
- Bedrijven
- Mandaten
- Toezeggingen
- Abonnementen
Ovas kan de import voor u verzorgen
Het importeren gaat als volgt te werk:
- Neem vooraf contact op met OVAS. Wij vertellen u exact welke gegevens moeten, en welke extra gegevens mogen, worden aangeleverd.
- U krijgt van ons een Excel-bestand toegestuurd. Vul dit bestand met de te importeren gegevens.
- Stuur het bestand terug naar OVAS.
- Wij controleren of alle gegevens correct zijn. Zo niet, dan krijgt u een rapportage van ons terug en kan u ons een gecorrigeerde versie sturen.
- Pas als alle gegevens goed bevonden zijn, zullen ze worden geïmporteerd in OVAS Connect.
Op deze manier voorkomt u dat incorrect overgedragen gegevens uw boekhouding in Connect verstoren.
Kosten
Hier zijn wel kosten aan verbonden. Deze worden per importregel berekend en bedragen, afhankelijk van het soort gegevens, een paar cent per regel.
Het is ook mogelijk uw bestanden door OVAS te laten omzetten. Hiervoor rekenen wij ons normale uurtarief. Ook hierbij is het van belang uw gegevens zo schoon mogelijk aan te leveren; dit scheelt in de verwerkingstijd, en dus in de kosten.
