Het kan voorkomen dat u veel relaties hebt van wie u het adres niet weet. Dit komt zeker de laatste tijd voor bij on-line donaties of e-mailabonnementen. Helaas is het om technische redenen nog wel noodzakelijk om bij uw relaties een adres op te geven.
Bij relaties die via de API vanaf uw website in Connect wordt aangemaakt, is het een goede oplossing om voor al deze relaties het zelfde, duidelijk fictieve, adres mee te geven. U laat dan bijvoorbeeld altijd de postcode 1111 AA of 9999 ZZ mee, als plaatsnaam Onbekend, enzovoorts. Het is dan in een oogopslag duidelijk dat dit niet het echte adres is.
Moet u echter veel van deze adressen met de hand invullen, dan is een fictief adres even veel typewerk als een echte. In dat geval is het handig om met een Standaard-relatie te werken.
Standaard-relatie
Voor een Standaard-relatie maakt u eerst een fictieve relatie aan. Deze geeft u een naam en adres mee die duidelijk fictief zijn. U noemt hem bijvoorbeeld S. Tandaard, geeft een adres mee zoals hierboven aangegeven, en laat alle niet-verplichte velden leeg. Bijvoorbeeld zo:
In sommige gevallen kan het ook handig zijn om bepaalde velden wel in te vullen. Denk hierbij aan een vrij veld waarin wordt aangegeven of een relatie on-line of handmatig is ingevoerd; het scheelt dan een extra muisklik als dat veld standaard op “Handmatig” komt te staan.
Vervolgens gaat u naar Beheer → Relaties → Instellingen, en kiest daar deze relatie als Standaard-relatie:
Als u nu een nieuwe relatie aanmaakt, zult u zien dat er een nieuwe knop is verschenen met het label “Standaard invullen”:
Drukt u op deze knop, dan zullen alle gegevens die u bij uw fictieve relatie hebt ingevuld worden overgenomen in deze nieuwe relatie. Dit heeft twee voordelen:
- u hoeft niet bij elke neiuwe relatie deze gegevens over te typen;
- het is meteen duidelijk van welke relaties u niet het eigenlijke adres kent.