Met het Giften overzicht kunt u een jaaroverzicht van de giften genereren in een PDF-document en deze vervolgens naar uw donateurs sturen voor hun fiscale aftrek.
De uitkomst is gebaseerd op een grootboekrekening die gekenmerkt staat als “giften of donaties”.
Het is raadzaam om eerst te controleren of u al een grootboekrekening heeft voor de giften en zo ja, of deze zo is gekenmerkt.
Als u nog geen grootboekrekening heeft voor de giften, dient u deze aan te maken:
– Ga naar Beheer.
– Ga naar Boekhouding.
– Ga naar Grootboeken.
– Voeg een grootboek toe.
– Kies bij Type: Winst en verliesrekening.
– Vink Giften of Donaties aan.
Giften overzicht genereren:
Stap 1 – PDF sjabloon aanmaken
Als u nog geen PDF sjabloon heeft aangemaakt, kunt u het giften overzicht niet genereren of versturen en krijgt u een foutmelding, daarom is dat de 1e stap.
Ga hiervoor naar:
– Beheer.
– Instellingen.
– PDF sjablonen.
– Giften overzicht.
Voeg hier een nieuw sjabloon toe, u dient per boekjaar een apart sjabloon aan te maken.
Kies het juiste boekjaar.
Vul hier de gewenste marges e.d. in (deze kunt u overnemen van uw PDF sjabloon Facturen).
Het is ook mogelijk om een PDF van uw briefpapier toe te voegen, zodat u uw eigen achtergrond heeft.
Bij Inhoud typt u de gewenste tekst, met eigen taal, die u weergegeven wilt hebben op het giften overzicht.
Om een totaalbedrag in de tekst weer te geven typt u in de Inhoud: [TOTAL]
Om het e-mailadres weer te geven typt u in de Inhoud: [EMAIL]
Onderaan dient u het e-mailadres en de naam van de afzender in te vullen, dit zijn verplichte velden.
Stap 2 – Sjabloon voor de verzending aanmaken
Voor het versturen van het giften overzicht kunt u eveneens een sjabloon aanmaken.
Door een sjabloon samen te stellen, heeft u een standaard mail die u mee kunt sturen bij het giften overzicht.
Ga hiervoor naar:
– Beheer.
– Relaties.
– Communicatie.
– Groep toevoegen.
– Sjabloon toevoegen.
Hier kunt u het sjabloon aanmaken naar eigen wens.
Tevens is het hier mogelijk om gebruik te maken van de dynamische labels.
Zie -> Hoe voeg ik een sjabloon toe?
Stap 3 – Individueel giften overzicht genereren + versturen
Ga naar:
– Relaties.
– Selecteer de juiste relatie.
– Klik in de relatiekaart op het tabblad: Boekingen.
– Selecteer het juiste boekjaar.
– Via de knop Giften overzicht kunt u het giften overzicht genereren in PDF.
– Via de knop E-mail giften kunt u het giften overzicht versturen per e-mail.
– U komt nu in de tekst editor, hier kunt u het aangemaakte sjabloon kiezen om de standaard tekst mee te sturen in de e-mail.
– Het verstuurde giften overzicht vindt u uiteindelijk terug in de communicatie in de relatiekaart.
Zie -> Hoe werk ik met de tekstverwerker/editor?
Stap 4 – Bulk giften overzicht genereren + versturen
Ga naar:
– Relaties.
– Selecties.
– Selecteer bij Rapportage-type: Giften 2024.
– Selecteer bij Velden de gewenste velden, Relatienummer is verplicht.
Verder kunt u nog selecteren op Voorwaarden of Groeperen of Sorteren (zo kunt u bij Voorwaarden bijvoorbeeld aangeven alleen giften te willen zien boven een bepaald bedrag).
Mocht u een selectie willen maken op giften zonder e-mailadres, om deze giften overzichten uiteindelijk per post te versturen, dan dient u het volgende mee te nemen in de selectie:
Kies bij voorwaarden voor E-mailadres en klik vervolgens op NIET en vervolgens E-mailadres bevat @.
Dan krijgt u een selectie van de giften overzichten van relaties waarvan geen e-mailadres bekend is.
Klik vervolgens op Resultaat.
Om het giften overzicht bulk nu te genereren klik op: Giften, het giften overzicht bulk wordt nu getoond.
Om het giften overzicht nu in bulk te mailen, klik op: E-mail giften en maak vervolgens een keuze uit de sjablonen die u heeft aangemaakt.