Een toezegging is de vaststelling van het bedrag en de frequentie waarop de facturatie (eventueel via incasso) mag plaatsvinden op het verstrekte mandaat.
Dient u aan een relatie iets te factureren dat maandelijks of jaarlijks terug komt, dan kunt u dat hier vastleggen, zodat het maandelijks of jaarlijks getoond wordt voor facturatie.
Bij een eenmalig mandaat zal de frequentie niet beschikbaar zijn, bij een doorlopend mandaat wel.
Op een doorlopend mandaat kunnen meerdere toezeggingen aangebracht worden.
Om een toezegging toe te voegen:
– Dient u eerst een verplicht mandaat in te voeren. Zie -> Hoe maak ik een mandaat aan?
– Een toezegging kunt u toevoegen door per relatie in de relatie kaart naar het tabblad Toezeggingen te gaan.
– U kunt nu zien of er voor deze relatie al een toezegging bestaat of u kunt er één toevoegen via: Toezegging toevoegen.
– Kies vervolgens Incasso toevoegen.
– U krijgt nu het volgende scherm te zien:
– Verplichte velden zijn aangegeven met een ‘*’.
– Selecteer het juiste mandaat waaraan u deze toezegging wil koppelen.
– Vul de verdere gegevens in en klik vervolgens op Opslaan.
– U kunt de Frequentie bijvoorbeeld op Maandelijks zetten om deze maandelijks terug te laten keren of op Jaarlijks om deze jaarlijks terug te laten keren.
– De toezegging is nu aangemaakt voor deze relatie.
Incasso toevoegen (toezeggingen aanmaken) in bulk
Het is nu ook mogelijk om met 1 druk op de knop vanuit het Verkoopboek een incasso toe te voegen, oftewel een toezegging aan te maken zodat er geïncasseerd kan worden.
Dit kunt u per factuur doen, maar ook bij meerdere facturen tegelijk (bulk).
De facturen dient u wel al te hebben aangemaakt.
Zo hoeft u dit niet meer handmatig in de relatiekaart bij de toezeggingen te doen.
Voorwaarde is wel dat er al een mandaat aanwezig is.
– Ga naar Boekhouding.
– Ga naar Verkoopboek.
– Klik de gewenste factuur aan of selecteer er meerdere tegelijk.
– Klik vervolgens (onderin) op Incasso toevoegen.
– De toezeggingen zijn nu succesvol toegevoegd.
– Mocht u de melding krijgen: ‘Er zijn nog regels die aandacht behoeven’, dan worden deze regels rood en dienen deze te worden aangepast en dient u de stappen nogmaals te doorlopen om de incasso voor deze regels alsnog toe te voegen. Het kan zijn dat er meerdere actieve mandaten in staan en dat er een keus moet worden gemaakt welk mandaat moet worden gebruikt. Daarom is het nu ook mogelijk om een mandaat op inactief te zetten. Zie -> Hoe maak ik een mandaat aan?