Om een herinnering/aanmaning te kunnen mailen vanuit het pakket, dient u de volgende instellingen aan te passen:
- Ga naar Beheer.
- Ga naar Instellingen.
- Ga naar tab PDF sjablonen
– Als het goed is ziet u nu het volgende scherm:
– Om een herinnering/aanmaning te kunnen mailen vanuit het pakket, dient u deze sjablonen ook toe te voegen in dit scherm.
- Ga vervolgens naar Boekhouding.
- Ga naar Verkoopboek.
- Hier ziet u alle aangemaakte verkoopfacturen staan.
- U kunt ervoor kiezen om naar boekhouding-> Openstaande posten te gaan
- Nu heeft u een overzicht van alle openstaande facturen.
– Klik op Dagen om te sorteren op dagen, dit zijn het aantal dagen dat de facturen al openstaan.
- Selecteer de factuur waarvan u een herinnering of aanmaning wil sturen.
- Klik vervolgens op Email factuur.
- Klik op Herinnering of Aanmaning.
- U kunt de bijlage even aan klikken om deze te controleren, tevens ziet u nu ook staan dat het om een ‘Herinnering’ gaat i.p.v. om een ‘Factuur’.
- Bij ‘Omschrijving’ komt nu ‘Factuur met daarachter het factuurnummer’ te staan, het is raadzaam daarvoor ‘Herinnering’ te typen.
- U kunt eventueel een sjabloon toevoegen met de tekst voor in de mail.
- Klik vervolgens op Opslaan en versturen per email.
- De ‘Herinnering’ of ‘Aanmaning’ is nu per e-mail verstuurd aan de klant.
Goed om te weten:
- Het wordt standaard verstuurd naar het e-mailadres wat is ingegeven in de relatie kaart.
Wilt u het liever naar een ander e-mailadres sturen, dan kunt u dit ook aangeven door op het pijltje achter het e-mailadres te klikken of een ander e-mailadres in te typen.
- Bij de Relatie gegevens van de klant kunt u bij het tabblad Communicatie zien wat er allemaal verstuurd is aan de klant en bij Boekingen kunt u controleren welke facturen wel en niet zijn betaald.